Aménagez votre étude notariale pour votre image, vos clients et vos salariés

Abordons ici quelques règles et conseils simples pour bien aménager l'espace de travail en tant que notaire, en prenant soin de son image de marque et des effets de représentation, de la qualité d'accueil et de bien-être des clients, et de la qualité de vie au travail des collaborateurs.


Accueil de l'étude notariale : vous n'aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression.

Comme le veut le dicton, l’aménagement de vos espaces parle à votre place et devient votre premier outil de communication. Cet aspect est d’autant plus prégnant à l’accueil de votre étude notariale. Cet espace doit être mis en valeur à la fois par une belle luminosité, mais aussi par des couleurs qui respectent l’esprit qui règne dans votre étude. Quelle est sa clientèle ? Plutôt familiale, professionnelle ? Adaptez vos couleurs, vos matériaux, votre décoration et l’atmosphère général de votre étude à vos clients.
La décoration dira également beaucoup de vous car on la remarque très rapidement. Elle renforce votre image, que vous la souhaitiez haut de gamme, moderne ou encore proche de vos clients. Elle contribue également très directement à leur mieux vivre, ainsi que celui de vos collaborateurs. De belles oeuvres d’art donneront un inestimable supplément d’âme aux espaces concernés. Vous pouvez choisir de les acquérir ou de les renouveler régulièrement grâce à notre service innovant.

Aménagement Photographie d'art
Photographie encadré par une caisse américaine (Les apprenties Geisha, Nicolas Boyer)

Autre point essentiel, veillez vraiment à la qualité du mobilier, et notamment les assises les plus confortables qui soient dans la salle d’attente : la (bonne) première impression passera aussi (et surtout) par une clientèle bien installée le temps de l’attente. Pensez à ce que vos clients ne s'affaissent pas dans des fauteuils mous et élimés, et aient au contraire un dos bien maintenu par le dossier.
Enfin, ne faites pas l’impasse sur les détails : un distributeur d’eau devra être mis à disposition. Les plantes, vivaces ou arbrisseaux, trouveront aussi leur place dans la salle d’attente ou au détour des couloirs, et viendront appuyer l’atmosphère accueillante recherchée.

Décoration salle d'attente
La salle d'attente comporte des assises nombreuses et de bonnes qualités, ainsi qu'un environnement visuel rassurant


Confidentialité des échanges : le silence est d’or, la discrétion aussi

Vos clients sont très certainement à la recherche de trois valeurs clés quand ils franchissent la porte de votre étude notariale : transparence, simplicité et confiance. Pour cela le cloisonnement des espaces est absolument essentiel. En effet, le client se livrera beaucoup plus aisément avec vous s’il a la certitude que les informations émises lors de l’échange resteront à l’abri de la moindre oreille indiscrète. Si vous cherchez à garder une circulation de lumière (car c’est un subtil équilibre à trouver), pensez à de la vitrophanie semi occultante sur les vitres. Egalement si vous le pouvez, l’acoustique devra être travaillée : l’insonorisation de ces espaces est nécessaire, le client doit être certain qu’il peut communiquer en toute sérénité. Notre matériauthèque est là pour vous proposer des solutions artistiques qui combinent efficacité acoustique et ornement visuel.

Vitrophanie office notariale
Fresque occultante imprimée sur vitre, motif de MaBo


Collaborateurs : il n’est de richesse que d’hommes

Prendre soin du confort de vos collaborateurs doit être une de vos priorités : les nouvelles générations de clercs et de notaires plébiscitent la qualité de vie au travail. Celle-ci prend un rôle de plus en plus important. Ainsi actuellement, 87 % des clercs de notaire ne se disent pas heureux au travail. Le confort s’analyse suivant plusieurs dimensions, les principales étant l’ergonomie, l’organisation de l’espace, la qualité acoustique, le confort thermique, la qualité de l’air et le confort lumineux.
C’est pourquoi, comme pour vos clients, ne négligez pas les assises pour vos collaborateurs ! L’ergonomie des bureaux est le premier facteur du bien-être et de la performance au sein d’un environnement de travail. Pour le mobilier des collaborateurs, répétons-le : le beau et la qualité ne sont pas nécessairement synonymes de dépenses somptuaires. Il importe aussi de ne pas faire l’impasse sur la qualité de l’éclairage : plusieurs options s’offrent à vous, soit un éclairage indirect posé sur le plan de travail, soit un éclairage de type plafonnier, ou les deux.

Aménagement office notarial luminaire plafonnier
Plafonnier à lumière diffuse pour salle de réunion

L’organisation de l’espace joue également un point important dans le quotidien au travail : méfiez-vous des espaces collectifs, même s’ils peuvent être appréciés par vos jeunes collaborateurs, car les nuisances sonores y sont décuplées. Pensez aux matériaux qui absorbent les sons au plafond et sur les murs afin que le travail en équipe ou par petits groupes reste un moment agréable.
Concernant la circulation dans l’espace, il s’agit de s’adapter aux contraintes métier. Si le numérique occupe une place grandissante dans votre activité, obligeant à revoir les aménagements des études notariales (solutions de visioconférence, tablettes, ordinateurs, etc.), l’organisation de l’étude doit également tenir compte des particularités de l’activité, dont le besoin de stockage et la régularité des échanges téléphoniques.
Enfin, les touches décoratives ne sont pas à négliger. Elles inspireront vos équipes et créent un environnement de travail agréable, porteur de sens et de valeurs pour chacun de vos collaborateurs.

Fresque d'intérieur office notariale
Fresque graphique par collage papier, Nicolas Bouchi Lamontagne


Confiance et empathie : l’art pour libérer la parole de vos clients

Vous pouvez parfois perdre de vue que pour vos clients, se rendre chez le notaire s’avère souvent anxiogène, synonyme de moment douloureux ou de décisions difficiles. Il convient de désamorcer ces biais psychologiques. Si rien ne remplacera votre ton affable et la pertinence de vos conseils, l’environnement peut y contribuer même s’il reste indicible. Ainsi, dans les salles de signature où la signature d’un acte pouvant être une source de stress et d’incertitude, vous pouvez privilégier du beau épuré, comme des beaux plateaux en bois massif pour le mobilier. Ils donneront un aspect rassurant et apaisant à l’atmosphère. Privilégiez des tons neutres qui sont malgré tout chaleureux afin de faire ressortir le mobilier, les luminaires, les tableaux. Quelques touches de couleurs plus vives pourront mettre en valeur la décoration. Vous pouvez également faire le choix d’une fresque pour les plus téméraires d’entre vous. Nous proposons des univers artistiques qui s’intègrent parfaitement à des univers haut de gamme et classique, tout comme des propositions plus modernes. Ne négligez pas le choix de ces oeuvres : ils sont un appui utile pour dédramatiser les situations, un support agréable à la conversation, ils tissent un lien avec votre client tout autant qu’un échappatoire pour les cas les plus délicats.

Aménagement salle de signature
Grande salle de signature avec des visuels d'Arié Botbol en caisses américaines


Aménagement et avantages fiscaux : une galerie dans votre étude notariale pour joindre l’utile à l’agréable

Quelque soit la solution que vous choisissez chez Parégrine, vous en tirerez des avantages fiscaux.
Optez pour la location de nos oeuvres et déduisez 100% de la valeur des œuvres en location du résultat imposable de votre société.
Autrement, achetez nos photographies d’art en série limitée à 30 exemplaires et déduisez de votre résultat annuel le prix d'achat de l'oeuvre : en effet, toutes nos oeuvres proposées remplissent les conditions d'exonération fiscale. Elles ont été réalisées par des artistes vivants. Charge à vous dans votre étude de les exposer dans un lieu public accessible aux salariés, clients, fournisseurs, pendant la durée d'amortissement de l'oeuvre, soit 5 ans. La déduction fiscale effectuée au titre de chaque exercice ne peut dépasser 5 ‰ du chiffre d'affaire annuel de votre société. La déduction sera de 20% du prix d'achat de l'oeuvre pendant 5 ans. Egalement, les oeuvres originales d'artistes vivants sont exclues de l'assiette de la taxe professionnelle.
En outre, vous pourrez joindre l’utile à l’agréable en faisant de votre étude une petite galerie d’art, et rendant accessible à l’achat les oeuvres exposées dans vos locaux.

Décoration salle de signature
Salle de réunion avec un visuel de Thibaud Poirier

N’hésitez pas à faire appel à nous pour vous conseiller et vous accompagner dans l'aménagement de votre office notarial Contactez-nous!

par Parégrine
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